Voici comment fonctionne concrètement le Pack Onboarding — les 3 workflows qui accueillent chaque nouveau client, collectent automatiquement toutes ses pièces et constituent son dossier complet sans aucune intervention manuelle.
Regardez les vidéos dans l'ordre — le workflow 2 reprend là où le workflow 1 s'est arrêté, et le workflow 3 prend le relais quand une situation dépasse les relances automatiques.
Dès la signature d'un nouveau contrat, ce workflow s'enclenche immédiatement. Il crée le dossier du client dans la base, détermine le profil exact des pièces à collecter (selon le secteur, la structure juridique, la taille), puis envoie au client un email de bienvenue personnalisé avec sa checklist complète et un lien de dépôt sécurisé. Le cabinet n'a rien à faire. Le client sait exactement ce qu'il doit fournir et où l'envoyer.
Ce workflow prend le relais après l'ouverture du dossier. Chaque matin à 9h30, il vérifie l'état de tous les dossiers en cours. Pour chaque pièce manquante, il calcule combien de jours se sont écoulés et choisit le bon niveau de relance : un rappel bienveillant à J+2, une relance plus précise à J+4 avec la liste exacte des documents manquants, puis une relance ferme à J+7. Vos collaborateurs n'ont jamais à penser à relancer. Le système le fait — avec le bon ton, au bon moment.
Quand un dossier reste bloqué malgré les relances automatiques, ce workflow prend le relais. À J+14, si des pièces sont toujours manquantes, une alerte est envoyée directement sur Slack au responsable : le nom du client, le nombre de jours de blocage, les pièces encore manquantes, et un lien direct vers le dossier dans Airtable. C'est le seul moment où une intervention humaine est nécessaire — et elle est préparée en un clic.